จ้างถ่ายทอดสดงานสัมมนา ต้องเตรียมอะไรบ้าง เช็กลิสต์ 10 ข้อก่อนวันงาน

งานสัมมนาที่ถ่ายทอดสดไปถึงคนดูหลักพัน ความผิดพลาดเล็กๆ อย่างเสียงหาย ภาพกระตุก หรือสไลด์ไม่ขึ้น จะถูกเห็นพร้อมกันทั้งหมดและแก้ย้อนไม่ได้ จากประสบการณ์ถ่ายทอดสดงานสัมมนาและประชุมวิชาการให้หน่วยงานรัฐและองค์กร ทีม PubPab พบว่าปัญหาหน้างานเกือบทั้งหมดป้องกันได้ตั้งแต่สัปดาห์ก่อนงาน ถ้าผู้จัดและทีมไลฟ์เคลียร์ 10 ข้อต่อไปนี้ร่วมกัน

1. กำหนดการที่แน่นอน พร้อมเวลาเริ่มและจบจริง

ทีมไลฟ์ต้องรู้ว่าช่วงไหนมีผู้พูดกี่คน ช่วงไหนเป็นวิดีโอเปิด ช่วงไหนเป็นถาม-ตอบ เพราะแต่ละช่วงใช้มุมกล้องและไมโครโฟนต่างกัน กำหนดการที่เปลี่ยนในวันงานทำได้ แต่ต้องมีฉบับหลักให้ทีมวางแผนก่อน และระบุเวลาที่ต้องการให้สัญญาณขึ้นออนไลน์ ซึ่งควรเร็วกว่าเวลาเริ่มพิธี 10 ถึง 15 นาที

2. แพลตฟอร์มที่จะออกอากาศ และสิทธิ์เข้าถึง

จะออกอากาศทาง Facebook Page, YouTube, Zoom Webinar หรือระบบภายในองค์กร แต่ละแพลตฟอร์มต้องตั้งค่าล่วงหน้าต่างกัน และทีมต้องได้สิทธิ์แอดมินหรือ Stream Key อย่างน้อย 1 วันก่อนงานเพื่อทดสอบ งานที่ออกหลายช่องทางพร้อมกันทำได้ แต่ต้องบอกตั้งแต่ขั้นเสนอราคา

3. จำนวนผู้พูดและรูปแบบเวที

ผู้พูดคนเดียวที่โพเดียมใช้กล้องเดียวได้ แต่เสวนา 4 คนบนโซฟาต้องมีอย่างน้อย 2 กล้องและไมโครโฟน 4 ตัวถึงจะดูไม่น่าเบื่อ รูปแบบเวทีจึงเป็นตัวกำหนดแพ็กเกจ ดูตัวอย่างการจัดกล้องตามขนาดงานได้ที่หน้า บริการ Live Streaming

4. อินเทอร์เน็ตของสถานที่

ถามสถานที่ว่ามีสาย LAN ให้เสียบไหม ความเร็วอัปโหลดเท่าไร (ไลฟ์ Full HD ต้องการอัปโหลดอย่างน้อย 10 Mbps ต่อช่องทาง) และ Wi-Fi ของโรงแรมใช้ไม่ได้สำหรับไลฟ์จริงจัง ถ้าไม่แน่ใจ ให้แจ้งทีมเพื่อเตรียมระบบ Internet Bonding ที่รวมสัญญาณมือถือหลายเครือข่ายมาเป็นสำรอง

5. ตำแหน่งวางกล้องและพื้นที่ควบคุม

กล้องหลักต้องมีแนวมองเห็นเวทีโดยไม่มีหัวคนบัง และโต๊ะควบคุมต้องอยู่ในจุดที่เห็นเวทีและมีปลั๊กไฟ ขอให้ผู้จัดกันพื้นที่ประมาณ 2 คูณ 2 เมตรไว้ด้านหลังหรือด้านข้างห้อง การสำรวจสถานที่ล่วงหน้าจะช่วยตัดปัญหานี้ได้ทั้งหมด

6. ไฟล์กราฟิก สไลด์ และวิดีโอที่จะใช้ในงาน

โลโก้ ชื่อผู้พูดสำหรับป้ายล่างจอ ฉากหลังระหว่างพัก และสไลด์ของทุกวิทยากร ควรส่งทีมล่วงหน้าอย่างน้อย 2 วันในไฟล์ต้นฉบับ สไลด์ที่ส่งหน้างานผ่านไลน์มักมีปัญหาฟอนต์เพี้ยนและสัดส่วนไม่ตรงจอ

7. ผู้ประสานงานหน้างาน 1 คน

ทีมไลฟ์ต้องมีคนเดียวที่ตัดสินใจได้ว่าจะเริ่มเมื่อไร เปลี่ยนกำหนดการไหม หรือตัดสัญญาณตอนไหน ถ้ามีหลายคนสั่งพร้อมกัน ความผิดพลาดจะเกิดในนาทีสำคัญ ระบุชื่อและเบอร์ผู้ประสานงานในใบงานตั้งแต่แรก

8. เวลาเข้าติดตั้งและทดสอบ

งาน 2 ถึง 3 กล้องต้องการเวลาติดตั้ง 2 ถึง 3 ชั่วโมงก่อนเริ่ม และควรทดสอบออกอากาศจริงแบบไม่เผยแพร่ 30 นาทีก่อนงาน ขอให้ผู้จัดประสานสถานที่ให้ทีมเข้าได้ตามเวลานั้น รวมถึงเรื่องที่จอดรถและการขนอุปกรณ์

9. แผนสำรองเมื่อสัญญาณล่ม

ตกลงกันก่อนว่าถ้าสัญญาณหลุด จะขึ้นภาพรอแบบไหน จะแจ้งคนดูทางไหน และใครเป็นคนโพสต์ประกาศ ทีมมืออาชีพจะมีอินเทอร์เน็ตสำรองและการบันทึกในเครื่องตลอดเวลา เพื่อให้ไม่มีช่วงไหนหายไปแม้สัญญาณออนไลน์จะสะดุด

10. สิ่งที่ต้องการหลังจบงาน

ต้องการไฟล์บันทึกเต็มงานไหม ต้องการตัดเป็นคลิปสั้นสำหรับโซเชียลไหม หรือต้องการรายงานยอดผู้ชม บอกตั้งแต่แรกเพื่อให้ทีมตั้งค่าการบันทึกให้ถูกและใส่ในใบเสนอราคาไม่ต้องคิดเพิ่มทีหลัง

ค่าใช้จ่ายและระยะเวลาจองคิว

ราคารวมทีมงาน ไมโครโฟน ไฟ อุปกรณ์สตรีม และอินเทอร์เน็ตสำรอง กราฟิกประกอบงานเพิ่มประมาณ 2,500 บาท และควรจองล่วงหน้า 1 ถึง 2 สัปดาห์ ดูราคาเต็มทุกบริการได้ที่หน้า ราคาทั้งหมด

สรุป

ไลฟ์งานสัมมนาที่ราบรื่นเริ่มจากข้อมูล 10 ข้อนี้ที่ส่งให้ทีมล่วงหน้า ไม่ใช่จากอุปกรณ์ราคาแพงในวันงาน ถ้ามีงานสัมมนาที่ต้องถ่ายทอดสด ส่งกำหนดการและสถานที่มาให้ทีม PubPab ดูได้ที่หน้า ติดต่อเรา เราจะแนะนำจำนวนกล้องที่เหมาะและนัดสำรวจสถานที่ให้โดยไม่มีค่าใช้จ่าย