จ้าง Event Organizer จัดงานสัมมนาและประชุมวิชาการ ราคาคิดอย่างไร ต้องเตรียมอะไรบ้าง

ขอใบเสนอราคาจัดงานสัมมนาจากออแกไนเซอร์ 3 เจ้า แล้วได้ตัวเลขที่ต่างกัน 3 เท่า เป็นเรื่องปกติในวงการอีเวนต์ ไม่ใช่เพราะมีใครโก่งราคา แต่เพราะงานอีเวนต์ไม่มีแพ็กเกจตายตัว แต่ละเจ้าตีความโจทย์ต่างกันและใส่รายการไม่เท่ากัน บทความนี้จะอธิบายว่าค่าจ้าง Event Organizer จัดงานสัมมนาและประชุมวิชาการคิดจากอะไร พร้อมตัวอย่างงานจริงและเช็กลิสต์ที่จะทำให้คุณได้ใบเสนอราคาที่เทียบกันได้

ทำไมงานอีเวนต์ไม่มีราคาแพ็กเกจ

งานถ่ายทอดสดตั้งราคาต่อวันได้เพราะอุปกรณ์และทีมคล้ายกันทุกงาน แต่งานสัมมนา 50 คนในห้องประชุมบริษัท กับประชุมวิชาการ 600 คนที่มีห้องย่อย 4 ห้องและงานเลี้ยงตอนกลางคืน ใช้ทีมต่างกัน 10 เท่า ออแกไนเซอร์ที่จริงจังจึงเสนอราคาหลังรู้ขอบเขตงาน ไม่ใช่ก่อน

6 ตัวแปรที่กำหนดราคาจัดงานสัมมนา

1. จำนวนผู้เข้าร่วมและขนาดห้อง

กำหนดขนาดระบบเสียง จำนวนลำโพง ขนาดจอ และจำนวนจุดลงทะเบียน ห้อง 600 คนต้องมีลำโพงเสริมกลางห้องและจอด้านข้างเพื่อให้คนแถวหลังเห็นสไลด์

2. จำนวนห้องย่อย

แต่ละห้องย่อยต้องมีเสียง จอ ไมค์ และทีมประจำแยกกัน ราคาจึงคูณตามจำนวนห้อง งานประชุมวิชาการที่มีการนำเสนอผลงานขนานกันหลายห้องคือสาเหตุหลักที่ทำให้งบสูงกว่าสัมมนาทั่วไป

3. จำนวนวัน รวมวันติดตั้งและซ้อม

งานที่มีเวทีและระบบไฟต้องติดตั้งล่วงหน้า 1 วัน และซ้อมกำหนดการกับพิธีกร งาน 2 วันจึงมีค่าทีมงาน 3 วัน

4. ระดับระบบแสงสี

งานพิธีการใช้ไฟเวทีพื้นฐานให้หน้าผู้พูดสว่าง แต่งานเลี้ยงที่มีวงดนตรีหรือพิธีมอบรางวัลต้องการไฟสี ไฟเคลื่อนไหว และคนคุมไฟตลอดงาน ส่วนนี้ทำให้ราคาต่างกันได้หลายเท่า

5. ถ่ายทอดสด ถ่ายภาพนิ่ง วิดีโอ และ After Movie

ถ้าต้องการให้คนที่ไม่ได้มาร่วมงานดูออนไลน์ หรือต้องการวิดีโอสรุปงานสำหรับประชาสัมพันธ์ปีถัดไป ต้องเพิ่มทีมกล้องและตัดต่อ ค่าถ่ายทอดสดต่อห้องต่อวันดูได้ใน บทความงบถ่ายทอดสดงานสัมมนา

6. สถานที่มีอะไรอยู่แล้วบ้าง

โรงแรมและหอประชุมส่วนใหญ่มีจอ โปรเจกเตอร์ และเวทีพื้นฐาน ออแกไนเซอร์ที่ดีจะสำรวจสถานที่ก่อนและใช้ของที่มีร่วมกับอุปกรณ์ของตัวเอง เพื่อไม่ให้คุณจ่ายซ้ำซ้อน

ตัวอย่างงานจริง ประชุมวิชาการ 600 คน

งาน NASCOT 2026 การประชุมวิชาการสัตวศาสตร์แห่งชาติ ครั้งที่ 14 ของสมาคมสัตวบาลแห่งประเทศไทย จัดที่โรงแรมอัศวิน แกรนด์ คอนเวนชั่น เป็นตัวอย่างที่ดีของงานขนาดกลางที่ครบทุกตัวแปร

จุดที่ทำให้งานนี้ราบรื่นคือทีมเดียวรับผิดชอบทั้งเวที เสียง แสง ภาพ และห้องย่อยทั้งหมด เมื่อกำหนดการเลื่อน ทุกห้องปรับตามพร้อมกันโดยไม่ต้องประสานข้ามบริษัท ดูภาพและรายละเอียดเพิ่มได้ที่ หน้าบริการ Event Organizer

เช็กลิสต์ส่งให้ออแกไนเซอร์เพื่อขอใบเสนอราคา

ส่งข้อมูลชุดเดียวกันนี้ให้ทุกเจ้า จะได้ตัวเลขที่เทียบกันได้จริง

1. ชื่องาน วันที่ และจำนวนวัน
2. สถานที่ (ถ้ายังไม่มี ระบุย่านและงบค่าสถานที่)
3. จำนวนผู้เข้าร่วมโดยประมาณ
4. จำนวนห้องและกำหนดการคร่าว ๆ ของแต่ละห้อง
5. รูปแบบงาน เช่น พิธีเปิด บรรยาย เสวนา นำเสนอผลงาน งานเลี้ยง มอบรางวัล
6. ต้องการถ่ายทอดสด บันทึกวิดีโอ ภาพนิ่ง หรือ After Movie หรือไม่
7. ต้องการพิธีกร ระบบลงทะเบียน ป้าย และของที่ระลึกหรือไม่
8. งบประมาณรวมที่ตั้งไว้ (บอกตรง ๆ ช่วยให้ออแกไนเซอร์เสนอสิ่งที่ทำได้จริงในงบ)

อ่านใบเสนอราคาอย่างไรให้ไม่พลาด

• ต้องแยกหมวด วางแผน เวที เสียง แสง ภาพ ถ่ายทอดสด พิธีกรและลงทะเบียน ทีมหน้างาน และขนส่งติดตั้ง ถ้ามีตัวเลขรวมตัวเดียว ให้ขอแจกแจง
• ตรวจว่ามีวันติดตั้งและซ้อมอยู่ในราคาหรือไม่
• ตรวจว่าทีมหน้างานมีกี่คนและประจำห้องไหนบ้าง
• ตรวจว่าค่าใช้จ่ายที่คิดตามจริง เช่น ค่าสถานที่ อาหาร ที่พักทีมงาน แยกชัดจากค่าบริการ
• ถามว่าถ้ากำหนดการเปลี่ยนหรือจำนวนคนเพิ่ม 20% ราคาจะขยับอย่างไร

PubPab Production รับจัดงานสัมมนาและประชุมวิชาการทั้งงานตั้งแต่วางแผนจนส่งมอบสื่อหลังงาน ส่งเช็กลิสต์ด้านบนมาทาง LINE หรือฟอร์มติดต่อ ทีมจะนัดสำรวจสถานที่และส่งใบเสนอราคาแยกรายการภายใน 3 ถึง 5 วันทำการ